Teematoimittajan ohjeet

Tiede & edistyksen ohjeet teemanumerotyöskentelyyn

Olet ryhtynyt tai ryhtymässä Tiede & edistyksen teemanumerokokonaisuuden toimittajaksi – kiitos siitä. Teemanumeron toimittaminen on vaativa, mutta antoisa prosessi. Tämä ohje on koottu helpottamaan numeron parissa työskentelyä ja selkiyttämään siihen liittyviä tehtäviä. Lue ohje huolellisesti läpi. Mikäli jokin asia jää epäselväksi, älä epäröi ottaa yhteyttä lehden päätoimittajaan ja toimitussihteeriin. Sinun on myös syytä perehtyä jo aluksi Tiede & edistyksen kirjoittajaohjeisiin (https://tiedejaedistys.journal.fi/about/submissions). Numeron toimittaminen ja käsikirjoituksia koskeva viestintä kirjoittajille pyritään hoitamaan journal.fi-palvelun välityksellä, mihin sinun täytyy luoda tunnukset mikäli tällaisia ei ole entuudestaan.

 

Ennen toimitustyötä

Ennen varsinaisen toimitustyön aloittamista on lehden toimituskunnalle esiteltävä numeron suunnitelma. Kirjoita numerosta noin liuskan mittainen synopsis, jossa esittelet numeron toimittaja/t, teeman idea sekä kiinnostavuus ja aiheen käsittelyn tarpeellisuus suomalaisessa tieteellisessä julkaisukentässä. Esitä myös alustava listaus numeron mahdollisista kirjoittajista ja alustava aikataulu. Selvennä, aiotko toteuttaa numeron hyödyntäen vapaata kirjoittajahakua (CFP) vai onko sinulla jo tiedossa numeron kirjoittajat tai osa heistä. Lehti auttaa CFP:n laadinnassa ja levityksessä.

Numeroilla on hyvä olla jokin selkeä näkökulma, josta teema-aihetta tarkastellaan. Muistathan kuitenkin ottaa huomioon erilaisten kirjoittajien ja äänien moninaisuuden kokonaisuutta kootessasi.

Toimituskunta käsittelee ehdotuksesi, minkä jälkeen päätoimittaja käy kanssasi läpi päätöksen mahdollisesta teemanumerotyön aloittamisesta ja toimituksen antamat huomautukset. Voit myös aina kysyä alustavasti ideasi sopivuutta lehden päätoimittajilta.

 

Toimitustyö

Numeron suunnitelman käsittelyn jälkeen sovitaan numeron tarkempi aikataulu päätoimittajan ja toimitussihteerin kanssa. On syytä painottaa, että aikataulu on sitova ja siitä tulee pitää täsmällisesti kiinni, koska numero suunnitellaan osaksi lehden yleisempää julkaisurytmiä, jota ei voi viivästyttää.

Teemanumeron toimittaja vastaa prosessin alkuvaiheessa viestiliikenteestä kirjoittajien kanssa. Toimittaja vastaa myös mahdollisesta kirjoittajien käsikirjoitusten varhaisesta kommentoinnista, siis sellaisten versioiden toimittamisesta, jotka eivät vielä täytä vertaisarvioitavaksi jätettävän kirjoituksen määreitä. Vertaisarvioitsijille lähetetään vain sellaiset käsikirjoitusversiot, jotka on todettu riittävän hyvälaatuisiksi ja jotka noudattavat lehden kirjoittajaohjeita. Jos kyseessä on avoimella kirjoittajahaulla toteutettu numero, toimittaja vastaa tekstien alustavasta karsimisesta ja valinnasta.

Kun mahdollisimman pitkälle viety näkemys numeron kokonaisuudesta on selvillä ja käsikirjoitukset on saatu käsiteltäviksi, esittelee toimittaja kokonaisuuden toimituskunnalle. Ehdotuksen voi tehdä tiiviisti kirjallisesti perustellen tai vierailemalla toimituskunnan kokouksessa. Toimituskunta päättää yhdessä toimittajan kanssa vertaisarviointiin lähetettävistä teksteistä. Viestinnän vertaisarvioitsijoiden kanssa hoitaa lehden toimitussihteeri. Toimittajan on hyvä miettiä hyvissä ajoin jokaiselle tutkimusartikkelille sopivia refereitä ja ehdottaa niitä toimituskunnalle.

Tutkimusartikkelien lisäksi toimittaja voi miettiä kokonaisuuden osaksi lyhyempiä puheenvuoroa, esseitä tai kirja-arvioita. Toimituskunta voi myös auttaa näiden pohdinnassa. Usein teemanumeroihin myös liitetään lehden normaalissa toimitusprosessissa olevia lyhyempiä tekstejä, mutta näistä keskustellaan toimittajan kanssa aina tapauskohtaisesti. Numeron toimittaja kommentoi ja antaa muutosehdotukset lyhyempiin puheenvuoroihin. On toivottavaa, että lehden toimituskunnan asiantuntemusta hyödynnetään puheenvuorojen kommentoinnissa. Numeron toimittaja voi myös vastata numeron taiteesta, mutta taidevalinnassa voi myös konsultoida lehden taidevastaavaa (Tanja Tiekso).

 

Vertaisarviointi ja jälkitoimitus

Kun toimitus on hyväksynyt käsikirjoitusten kokonaisuuden tutkimusartikkelit lähtevät arvioitaviksi. Tällä välin on myös hyvä työstää puheenvuorojen kommentointikierros sekä suunnitella ja kirjoittaa pääkirjoitus. Pääkirjoitus voi olla maksimissaan noin neljä liuskaa ja sen tulee tarjota toimittajan näkökulma numeron kokonaisuuteen sekä esitellä numeron tekstit tiiviisti (ainakin tutkimusartikkelien keskeiset argumentit on syytä mainita tiiviisti).

Vertaisarviointiin varataan aikaa kaksi kuukautta. Kun lausunnot saapuvat, toimittaja päätoimittaja ja toimituskunta ratkaisevat yhdessä kunkin käsikirjoituksen tilanteen. Kokonaisnäkemyksen jälkeen hyväksytyt käsikirjoituksen lähetetään kirjoittajille korjattavaksi ja hylättyjen osalta pohditaan jatkotoimenpiteitä. Tässä vaiheessa toimittajan on myös vielä mahdollista ohjeistaa kirjoittajia muutoksiin yksittäisissä teksteissä, mikäli teemakokonaisuus tätä edellyttää (esim. saman asian toistaminen useammassa artikkelissa).

Kirjoittajat palauttavat valmiit käsikirjoitukset ja tehtyjä muutoksia koskevat synopsikset journal.fi:n. Jos muutoksissa on edellytetty toista kierrosta refereellä, tämä toteutetaan. Muussa tapauksessa toimittaja yhdessä toimitussihteerin ja päätoimittajan kanssa käyvät tehdyt muutokset läpi toimittajan pohjaehdotuksen perusteella. Mikäli kaikki on tehty ehdotetun mukaisesti, tekstien viimeinen, toimitussihteerin toteuttama editointivaihe voi alkaa.

 

Toimitusprosessin jälkeen

Jo hyvissä ajoin ennen lehden valmistumista toimittajan kannattaa sopia päätoimittajan ja toimitussihteerin kanssa mahdollisen numeron julkistamistilaisuuden järjestämisestä. Julkistamistilaisuus toteutetaan yhdessä toimitussihteerin kanssa ja se on oleellinen osa numeron prosessia ja tunnetuksi tekemistä. Numeron markkinoinnista vastaa toimitussihteeri, mutta toimittajan ja kirjoittajien on myös syytä varautua numeron levittämiseen. Toimitussihteeri toimittaa tekijöille tekijänkappaleet.

 

Muita huomioitavia asioita

Mikäli avoimen kirjoittajahaun kautta saadaan numerosta ylijääviä laadukkaita ja Tiede & edistykseen julkaistavaksi sopivia käsikirjoituksia, päätoimittaja jatkaa kirjoittajien kanssa keskustelua käsikirjoitusten mahdollisesta julkaisemisesta muissa T&E-numeroissa.

Kaikessa kommunikaatiossa kirjoittajille on oltava alusta asti selvää, että käsikirjoitusehdotuksen mukaan ottaminen teemanumeroprosessiin ei ole lupaus käsikirjoituksen julkaisemisesta, vaan päätöksen julkaisemisesta tekee aina lehden toimitus tieteellisen vertaisarvioinnin perusteella. Alusta asti on myös mainittava, että teemanumeron lopullisesta koostumuksesta päättää toimittaja yhdessä lehden toimituksen kanssa. Numeron työstämiseen esimerkiksi usein kannattaa ottaa mukaan yksi tai kaksi käsikirjoitusta enemmän kuin mitä lopulliseen numeroon mahtuu, mikäli laadukasta tarjontaa on (peruutuksia ja poisjääntejä tulee). Mikäli teemanumerosta jää yli jokin artikkeli, siirtyy sen myöhemmästä julkaisusta päättäminen lehden toimitukselle.

Tekstien pituudet ja numeron koko

Teemanumerossa käsikirjoitusten ohjepituudet ovat tutkimusartikkelille 7000 ja puheenvuorolle 3000 sanaa. Kirja-arviot ovat 1500 sanaa. Numeroon mahtuu enimmillään neljä täyspitkää tutkimusartikkelia, mutta tällöin puheenvuorojen ja muun sisällön määrästä on karsittava.